企業(yè),無論規(guī)模大小,無疑都需要兼顧眾多的項目、計劃、任務(wù)和人員。擁有解決方案可以幫助他們在規(guī)劃和運(yùn)行項目時以準(zhǔn)確、可預(yù)測和有利可圖的方式使一切井井有條。
項目管理軟件的好處是無窮無盡的。不久前,項目管理軟件由三樣?xùn)|西代表:一支鉛筆、一張紙和一種方法論。
然而,時間在前進(jìn),技術(shù)在發(fā)展。如今,項目管理軟件程序用于項目規(guī)劃、時間管理、資源分配和變更管理。項目管理軟件是最有用的工具之一,可以幫助公司盡可能提高競爭力,并使您在行業(yè)中脫穎而出。
公司項目管理系統(tǒng)的基本功能
項目規(guī)劃—— 可以根據(jù)以前的跟蹤記錄輕松規(guī)劃項目。
跟蹤項目的完成情況、時間和成本進(jìn)展—— 當(dāng)事情偏離軌道時向合適的人員發(fā)出警報。
日程安排和時間管理—— 可以輕松地記錄工作項目的時間并考慮人們的工作日程。
資源分配—— 確保人們在正確的時間做正確的事情。
項目預(yù)算,包括人員成本—— 不僅檢查時間,還實時檢查分配的預(yù)算。
溝通與協(xié)作—— 輕松發(fā)表評論和疑慮,與外部利益相關(guān)者溝通,同時保留所有操作的完整歷史記錄。
文檔和文檔—— 直接或通過文檔輕松記錄需求、規(guī)格。
易于使用—— 軟件應(yīng)該是實際工作的推動者,而不是障礙。
無需特定方法—— 支持公司分解任何項目、創(chuàng)建時間表、分配人員和管理預(yù)算的首選方法。
使用公司項目管理系統(tǒng)的好處
項目管理軟件主要目的是幫助項目經(jīng)理度過不同的項目階段。在這方面,全套件平臺有很多優(yōu)勢。結(jié)合項目規(guī)劃、資源管理、團(tuán)隊協(xié)作、財務(wù)和計費(fèi)、時間跟蹤和報告,您可以管理從報價到發(fā)票的項目。
1.輕松的項目規(guī)劃
如果說企業(yè)從多年的項目管理中學(xué)到了什么的話,那就是花在規(guī)劃項目上的大部分時間都被浪費(fèi)了。但事情不一定非得這樣。項目管理軟件已經(jīng)發(fā)展到可以讓您準(zhǔn)確預(yù)測項目何時完成,捕獲成本、范圍和進(jìn)度等約束。
先進(jìn)項目管理解決方案的主要優(yōu)點(diǎn)是項目規(guī)劃和調(diào)度的自動化。這樣的平臺不僅可以幫助項目專家為其項目奠定堅實的基礎(chǔ),而且還提供了在執(zhí)行之前識別里程碑、關(guān)鍵可交付成果和角色的工具。他們將使計劃保持最新狀態(tài),并幫助根據(jù)您的基線跟蹤進(jìn)度。
十年前,我們只能夢想減少程序開銷。項目管理軟件現(xiàn)在可以消除估算中的猜測,并自動分配可用的最佳資源。
2.管道預(yù)測
因此,項目經(jīng)理的角色通常意味著管理多個項目。可以肯定的是,通過采取更多舉措并同時領(lǐng)導(dǎo)它們,公司將變得更具競爭力和盈利能力。然而,多項目管理通常缺乏對多個項目進(jìn)度和資源如何分配的可見性。項目管理軟件為每個人提供了已完成、正在運(yùn)行和計劃中的項目的概覽,因此可以在各種瓶頸導(dǎo)致災(zāi)難之前預(yù)防它們。
3.改進(jìn)團(tuán)隊協(xié)作
除了各種資源管理優(yōu)勢之外,項目管理解決方案還旨在改善團(tuán)隊協(xié)作。人們經(jīng)常指定單個任務(wù),這些任務(wù)是整個團(tuán)隊正在努力完成的較大項目的一部分。項目管理軟件為員工提供了一種通過討論任務(wù)、時間表、依賴關(guān)系、未完成的工作等來協(xié)作進(jìn)行項目的方法。
將項目管理軟件與看板結(jié)合使用,您可以讓每個人都了解情況,并確保項目團(tuán)隊知道該做什么,并有一個優(yōu)先的中心任務(wù)列表。這樣,您不僅可以與團(tuán)隊保持一致,還可以減少返工并專注于持續(xù)、快節(jié)奏的服務(wù)交付。
4.實時項目預(yù)算管理
預(yù)算是控制項目最重要的項目之一。任何企業(yè)的前進(jìn)方向取決于您在所提供的預(yù)算范圍內(nèi)交付的能力。項目管理軟件有助于控制從最初的工作說明書到最終交付的預(yù)算。
借助項目管理軟件,您可以通過關(guān)鍵財務(wù)指標(biāo)了解每個項目的財務(wù)狀況,能夠跟蹤計劃支出與實際支出,并確定您在哪里賺錢或燒錢。在此處了解有關(guān)平臺這一方面的更多信息。
5.可靠的最新報告
監(jiān)控工作進(jìn)度對于幾乎所有企業(yè)的長期成功都至關(guān)重要。專業(yè)軟件在監(jiān)控項目階段中發(fā)揮著重要作用,可以洞察事情是否會按時完成。這是通過直接輸入報告機(jī)制的時鐘寄存器來實現(xiàn)的。項目管理軟件解決方案可以幫助您做出正確的決策,因為您將所有詳細(xì)信息集中在一個指定的位置。
因此,決策過程得到增強(qiáng)且更加準(zhǔn)確。如果你問我,最好選擇一個涵蓋投資組合級別報告的平臺,但也允許你記錄、定制和分享更容易理解的見解。
6.有效的內(nèi)外部溝通
項目管理軟件為團(tuán)隊內(nèi)部和外部的客戶和其他利益相關(guān)者開發(fā)了一個關(guān)于任務(wù)和項目的溝通渠道。例如,文檔共享,無論是在工具內(nèi)還是在集成的第三方系統(tǒng)中,都使人們能夠找到實現(xiàn)透明度和溝通的全面信息。
除了內(nèi)部溝通之外,公司還應(yīng)該能夠與同一地點(diǎn)的客戶和供應(yīng)商進(jìn)行交談和協(xié)作。使用項目管理軟件,他們可以讓客戶登錄并僅查看與他們相關(guān)的項目數(shù)據(jù)。這樣,客戶就可以在一個地方提供直接反饋、進(jìn)行編輯和審查項目進(jìn)度。
7.提高客戶滿意度
項目管理軟件的另一個經(jīng)常被提及的好處是提高了客戶滿意度。智能項目管理軟件提供了使這種客戶/供應(yīng)商關(guān)系得以延續(xù)的工具。通過應(yīng)用基本的項目管理軟件策略,您將縮小關(guān)注范圍,實現(xiàn)您的目標(biāo),并提高交付能力和成功率。
總而言之,所有這些優(yōu)勢可以極大地改變業(yè)務(wù)運(yùn)營。如果沒有項目管理軟件的好處,以項目為中心的公司將始終難以同時滿足三個約束:—— 預(yù)算、范圍和質(zhì)量。
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