文檔，無論是電子文檔還是紙質(zhì)文檔，都是任何業(yè)務(wù)的重要組成部分。有時(shí)，管理來自多個(gè)來源的業(yè)務(wù)信息可能是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。根據(jù)您的業(yè)務(wù)性質(zhì)，捕獲、存儲和檢索紙質(zhì)和電子文檔的文檔管理(DM) 解決方案可以為您的組織帶來許多關(guān)鍵優(yōu)勢。

文件管理系統(tǒng)的好處有哪些？

1.減少存儲空間

企業(yè)財(cái)產(chǎn)成本不斷增加，存儲紙質(zhì)文檔的成本也在增加?；谲浖奈臋n管理解決方案(DMS) 可以減少對文件柜、文件箱和存儲箱的需求，對于任何企業(yè)來說都是寶貴的資產(chǎn)，可以釋放寶貴的辦公空間。必須以硬拷貝形式保存的文檔通?？梢源鎯υ谳^便宜的位置，例如異地倉庫或金庫。

2.增強(qiáng)的安全性

文件安全對于許多企業(yè)來說至關(guān)重要。 DMS 可以更好地控制敏感文檔。可以在文件夾級別控制不同組或個(gè)人對文檔的訪問。此外，DMS 還會(huì)留下審計(jì)線索，記錄文檔的查看者、訪問時(shí)間以及修改方式。托管文檔具有高度可追溯性，并且可以標(biāo)記為自動(dòng)警報(bào)。

3.改善合規(guī)性

某些文檔的合規(guī)性要求可能非常復(fù)雜。不遵守規(guī)定可能會(huì)導(dǎo)致罰款、吊銷執(zhí)照，在某些情況下還會(huì)導(dǎo)致刑事責(zé)任。 DMS 可以降低不合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。例如，記錄保留時(shí)間表可以自動(dòng)化，新文檔可以更輕松地分類和存儲。

4.更容易檢索

搜索和檢索文檔非常耗時(shí)- 我們都知道時(shí)間就是金錢。事實(shí)上，查找錯(cuò)誤歸檔文件和復(fù)制丟失文件的成本與紙質(zhì)文件的平均處理時(shí)間有關(guān)。專業(yè)人士花費(fèi)大量時(shí)間尋找但只需要很短時(shí)間閱讀的信息。適合您企業(yè)的文檔管理解決方案可以是一個(gè)強(qiáng)大且節(jié)省時(shí)間的工具。根據(jù)WhiteCode 實(shí)現(xiàn)的無代碼解決方案，DMS 可以通過文檔中的單詞或短語檢索文件（全文搜索），或者DMS 可以將索引類別應(yīng)用于文檔或文件夾。與業(yè)務(wù)應(yīng)用程序更輕松的集成有助于訪問關(guān)鍵信息。 DMS 還提供遠(yuǎn)程訪問文檔的機(jī)會(huì)。只要有互聯(lián)網(wǎng)連接，幾乎可以從任何地方訪問文檔。

5.更好的協(xié)作

有了DMS，信息共享和協(xié)作將變得更加容易?？梢詮亩鄠€(gè)位置訪問從不同來源捕獲的文檔。電子成像使得通過電子郵件或網(wǎng)絡(luò)共享文檔成為可能。 DMS 提供了對業(yè)務(wù)流程的更高可視性，并實(shí)現(xiàn)更好的工作流程監(jiān)控?？梢栽试S和監(jiān)控外部用戶的授權(quán)訪問。 DMS 還提供版本控制功能，允許在需要時(shí)恢復(fù)同一文檔的舊版本。

6.更好的備份和災(zāi)難恢復(fù)

任何文檔管理解決方案都應(yīng)包括數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃。使用數(shù)字檔案作為備份可以保護(hù)紙質(zhì)文檔免受火災(zāi)、洪水和其他災(zāi)難的影響。借助DMS，文檔具有高度可追溯性，并且可以在多種條件下進(jìn)行追蹤。

另外，由于圖像文檔集中存儲，因此查看后不會(huì)丟失或放錯(cuò)地方。文件不太可能被錯(cuò)誤提交，如果是這樣，可以使用交叉引用更輕松地找到它們。文檔在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)可以進(jìn)行數(shù)字化和存檔。

7.無形資產(chǎn)

文檔管理系統(tǒng)的無形效益僅包括：靈活性、競爭力、改善的客戶關(guān)系、安心、時(shí)間寶貴，節(jié)省時(shí)間是DMS的絕對優(yōu)勢，它往往直接轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的提高。更快、更高效的文檔檢索可提高員工士氣并提高客戶滿意度。此外，文檔管理解決方案還可以擴(kuò)展，以滿足任何企業(yè)不斷變化的需求。

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