手動審核和批準費用報告可能具有挑戰(zhàn)性。當員工在客戶會議、銷售會議等結(jié)束后返回時，財務(wù)部門會收到大量費用報銷請求。手動填寫的費用報告容易出錯且不準確。手動收集、審查、認證和批準報銷索賠而又不造成中間任何損失是非常困難的。關(guān)于費用審批的事情有很多，一個小錯誤可能會讓您損失很多錢。

費用報銷是每個公司都必須處理的財務(wù)流程之一，但它總是顯得過于忙碌。員工不喜歡它，因為他們不想填寫表格，尤其是當他們剛出差回來時。財務(wù)團隊花費太多時間驗證數(shù)據(jù)、處理索賠、批準索賠和報銷員工費用。這是企業(yè)需要控制的事情，因為如果不加以控制，可能會導(dǎo)致更高的費用，如果行動更快，每個人都會很高興。

什么是費用報銷？

費用報銷是企業(yè)報銷自費員工與業(yè)務(wù)相關(guān)費用的一種方式。雖然商務(wù)旅行報銷很常見，但員工代表組織也可以報銷教育、醫(yī)療和其他費用。

三種員工費用報銷

以下是大多數(shù)組織中常見的三種報銷類型：

旅行和里程報銷

業(yè)務(wù)費用報銷

醫(yī)療報銷

旅行和里程報銷

企業(yè)在員工開始出差時處理差旅報銷。他們可以預(yù)測一些費用，例如機票和住宿，并提前預(yù)訂。

但是，有些費用只能在旅行時支付，例如出租車和餐費。盡管企業(yè)通常為這些費用提供每日津貼，但員工最終還是要承擔其中一些附帶費用。

在同一城市舉行商務(wù)會議或活動時，員工使用私人交通工具比讓組織為他們安排交通更容易。在這種情況下，員工可以要求里程報銷他們花在汽油上的錢。

業(yè)務(wù)費用報銷

有時，員工會支付辦公用品、與業(yè)務(wù)伙伴的餐費或幫助他們更好地完成工作的培訓(xùn)計劃的費用。從技術(shù)上講，這是一項業(yè)務(wù)費用，可以報銷。這些報銷通常不被視為工資，因此不對雇員征稅。

醫(yī)療保健報銷

企業(yè)為員工提供醫(yī)療保健報銷(HRA) 和靈活支出賬戶(FSA) 等福利，這些福利本質(zhì)上是醫(yī)療報銷。這些通常是雇主資助的稅收優(yōu)惠福利計劃，允許企業(yè)報銷員工在治療、健康保險和其他合格醫(yī)療費用上花費的錢。

處理員工費用報銷的最佳方法

當然是工作流程自動化！雖然專門的費用報銷系統(tǒng)似乎是最明顯的選擇，但沒有一刀切的解決方案。您需要一個白色編碼的無代碼費用報銷應(yīng)用程序，該應(yīng)用程序允許您根據(jù)您獨特的業(yè)務(wù)需求完全定制流程；適應(yīng)并執(zhí)行您的費用政策的系統(tǒng)。

使用現(xiàn)成的解決方案，您必須解決現(xiàn)有結(jié)構(gòu)以適應(yīng)您的工作流程。這違背了為專門的員工報銷系統(tǒng)支付高額賬單的目的。

為什么要自動化費用報銷流程？

雇員和雇主均受益于報銷。除了明顯的稅收優(yōu)惠外，雙方還有一些無形的好處。

為您的員工支付教育課程費用可以鼓勵他們發(fā)展對您的企業(yè)大有裨益的技能。醫(yī)療報銷表明您關(guān)心他們。它可以提高忠誠度并提高保留率。

跟蹤您的索賠還可以幫助您控制支出。您可以識別不必要的員工支出領(lǐng)域并做出明智的決策，以幫助您降低成本。具體可參考推來客費用報銷管理系統(tǒng)模板，傳送門：費用報銷管理系統(tǒng)。

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