手動審核和批準(zhǔn)費用報告可能具有挑戰(zhàn)性。當(dāng)員工在客戶會議、銷售會議等結(jié)束后返回時,財務(wù)部門會收到大量費用報銷請求。手動填寫的費用報告容易出錯且不準(zhǔn)確。手動收集、審查、認證和批準(zhǔn)報銷索賠而又不造成中間任何損失是非常困難的。關(guān)于費用審批的事情有很多,一個小錯誤可能會讓您損失很多錢。
費用報銷是每個公司都必須處理的財務(wù)流程之一,但它總是顯得過于忙碌。員工不喜歡它,因為他們不想填寫表格,尤其是當(dāng)他們剛出差回來時。財務(wù)團隊花費太多時間驗證數(shù)據(jù)、處理索賠、批準(zhǔn)索賠和報銷員工費用。這是企業(yè)需要控制的事情,因為如果不加以控制,可能會導(dǎo)致更高的費用,如果行動更快,每個人都會很高興。
什么是費用報銷?
費用報銷是企業(yè)報銷自費員工與業(yè)務(wù)相關(guān)費用的一種方式。雖然商務(wù)旅行報銷很常見,但員工代表組織也可以報銷教育、醫(yī)療和其他費用。
三種員工費用報銷
以下是大多數(shù)組織中常見的三種報銷類型:
旅行和里程報銷
業(yè)務(wù)費用報銷
醫(yī)療報銷
旅行和里程報銷
企業(yè)在員工開始出差時處理差旅報銷。他們可以預(yù)測一些費用,例如機票和住宿,并提前預(yù)訂。
但是,有些費用只能在旅行時支付,例如出租車和餐費。盡管企業(yè)通常為這些費用提供每日津貼,但員工最終還是要承擔(dān)其中一些附帶費用。
在同一城市舉行商務(wù)會議或活動時,員工使用私人交通工具比讓組織為他們安排交通更容易。在這種情況下,員工可以要求里程報銷他們花在汽油上的錢。
業(yè)務(wù)費用報銷
有時,員工會支付辦公用品、與業(yè)務(wù)伙伴的餐費或幫助他們更好地完成工作的培訓(xùn)計劃的費用。從技術(shù)上講,這是一項業(yè)務(wù)費用,可以報銷。這些報銷通常不被視為工資,因此不對雇員征稅。
醫(yī)療保健報銷
企業(yè)為員工提供醫(yī)療保健報銷(HRA) 和靈活支出賬戶(FSA) 等福利,這些福利本質(zhì)上是醫(yī)療報銷。這些通常是雇主資助的稅收優(yōu)惠福利計劃,允許企業(yè)報銷員工在治療、健康保險和其他合格醫(yī)療費用上花費的錢。
處理員工費用報銷的最佳方法
當(dāng)然是工作流程自動化!雖然專門的費用報銷系統(tǒng)似乎是最明顯的選擇,但沒有一刀切的解決方案。您需要一個白色編碼的無代碼費用報銷應(yīng)用程序,該應(yīng)用程序允許您根據(jù)您獨特的業(yè)務(wù)需求完全定制流程;適應(yīng)并執(zhí)行您的費用政策的系統(tǒng)。
使用現(xiàn)成的解決方案,您必須解決現(xiàn)有結(jié)構(gòu)以適應(yīng)您的工作流程。這違背了為專門的員工報銷系統(tǒng)支付高額賬單的目的。
為什么要自動化費用報銷流程?
雇員和雇主均受益于報銷。除了明顯的稅收優(yōu)惠外,雙方還有一些無形的好處。
為您的員工支付教育課程費用可以鼓勵他們發(fā)展對您的企業(yè)大有裨益的技能。醫(yī)療報銷表明您關(guān)心他們。它可以提高忠誠度并提高保留率。
跟蹤您的索賠還可以幫助您控制支出。您可以識別不必要的員工支出領(lǐng)域并做出明智的決策,以幫助您降低成本。具體可參考推來客費用報銷管理系統(tǒng)模板,傳送門:費用報銷管理系統(tǒng)。
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