對(duì)于許多虛擬助理來(lái)說(shuō)，幫助客戶跟蹤銷售線索、安排跟進(jìn)和其他一般銷售是他們業(yè)務(wù)的重要組成部分。您幾乎不可能簡(jiǎn)單地在日歷上跟蹤所有這些工作。因此，我們必須感謝那些創(chuàng)造了出色的客戶關(guān)系管理(CRM) 工具的出色人員，使用虛擬助理CRM 軟件處理業(yè)務(wù)變得更加容易。

什么是虛擬助理CRM軟件？

首先，虛擬助理是指遠(yuǎn)程提供一般辦公室管理的行政辦公室助理。一般辦公室管理職責(zé)包括文件歸檔、數(shù)據(jù)收集和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等文書職責(zé)。它還可以擴(kuò)展到法律援助和會(huì)計(jì)服務(wù)，基本上是可以在虛擬世界中完成的任何辦公室工作。

毫不夸張地說(shuō)，作為虛擬助理，你的工作100% 就是讓客戶滿意。無(wú)論您是準(zhǔn)備和發(fā)送文檔、接聽電話、回復(fù)電子郵件還是幫助某人解決問題，VA 角色都將客戶置于中心位置。

這就是客戶關(guān)系管理(CRM) 的意義所在。虛擬助理CRM 軟件工具旨在幫助您提高與客戶溝通和管理客戶關(guān)系的能力。即使您為客戶提供服務(wù)并幫助確保他們的客戶滿意，虛擬助理CRM 也將幫助您為自己的客戶提供更好的體驗(yàn)。

為什么虛擬助理需要CRM軟件？

業(yè)務(wù)與客戶相關(guān)的虛擬助理或虛擬辦公室助理?？蛻舾跺X給助理來(lái)為他們提供有價(jià)值的服務(wù)，有時(shí)包括安排航班以及與客戶和其他商務(wù)專業(yè)人士會(huì)面。虛擬助理需要跟蹤約會(huì)、客戶的日程安排和活動(dòng)、業(yè)務(wù)聯(lián)系人以及任何其他業(yè)務(wù)相關(guān)事宜。

虛擬助理將使用CRM 來(lái)管理客戶日程，并管理客戶可用的各種營(yíng)銷活動(dòng)的潛在客戶。 CRM 允許虛擬助理在一個(gè)地方捕獲、組織和跟蹤聯(lián)系人、活動(dòng)和通信。

虛擬助手CRM軟件的關(guān)鍵功能

各種類型的自由職業(yè)者在與客戶合作時(shí)都面臨著非常相似的問題。管理多個(gè)合同、跟蹤通信和重要文件以及跟進(jìn)新工作的詢問都需要時(shí)間和精力。虛擬助理CRM 軟件旨在幫助釋放一些壓力并騰出時(shí)間，以便您可以更高效地完成最重要的任務(wù)。以下是虛擬助手的一些最關(guān)鍵的功能：

用于客戶溝通的品牌模板

數(shù)字發(fā)票和自動(dòng)付款提醒

調(diào)度工具

互動(dòng)日歷

在線提案和虛擬助理合同模板

簿記

孤立通訊追蹤

自動(dòng)化工作流程

潛在客戶生成和潛在客戶捕獲

Whitecode 的虛擬助理CRM 軟件可以取代您已經(jīng)使用的許多其他工具，使其成為虛擬助理的最佳一體化CRM，無(wú)需在平臺(tái)之間跳轉(zhuǎn)。它還可以將許多流行的選項(xiàng)匯集到一個(gè)平臺(tái)中，幫助您無(wú)需點(diǎn)擊多個(gè)應(yīng)用程序即可獲得所需的內(nèi)容。

使用虛擬助理CRM軟件的好處

1. 潛在客戶捕獲和自動(dòng)化

借助虛擬助理CRM 軟件，您可以通過潛在客戶捕獲和自動(dòng)化工作流程發(fā)揮最佳、最專業(yè)的作用。

2. 潛在客戶捕獲工具

虛擬助理CRM 提供各種潛在客戶捕獲工具，包括嵌入式聯(lián)系表單。使用可用模板創(chuàng)建最適合您需求的表單，然后將HTML 代碼復(fù)制并粘貼到您的網(wǎng)站。

您可以通過多種策略使用CRM 軟件中的聯(lián)系表單。例如，假設(shè)您收到大量與您的服務(wù)不一致的請(qǐng)求。為了減少您收到的不相關(guān)或不一致的請(qǐng)求數(shù)量，您可能需要?jiǎng)?chuàng)建自定義問題。該工具接受多種問題格式輸入，包括短答案或長(zhǎng)答案問題、下拉菜單、單選題或多選題以及日期選擇器。

向您的聯(lián)系人添加更多詳細(xì)信息將幫助您找到最好的客戶，同時(shí)也使您面向客戶的網(wǎng)站更加專業(yè)。

3. 自動(dòng)化工作流程

您的嵌入式聯(lián)系表單可以直接輸入到虛擬助理CRM 的自動(dòng)化工具中。通過自動(dòng)化工作流程，您可以：

接收詢問

自動(dòng)發(fā)送帶有虛擬助理客戶調(diào)查問卷的后續(xù)電子郵件

快速發(fā)送您的虛擬助理合同

通過自動(dòng)提醒創(chuàng)建和跟蹤每個(gè)項(xiàng)目的待辦事項(xiàng)列表

自動(dòng)化旨在最大限度地減少您響應(yīng)收到的每個(gè)查詢所需的時(shí)間。隨著您獲得更多潛在客戶，自動(dòng)化響應(yīng)這些潛在客戶的過程變得更加重要。客戶喜歡快速響應(yīng)，但您也需要專注于手頭的工作。自動(dòng)化可以最大限度地減少您在建立客戶關(guān)系的早期階段需要花費(fèi)的個(gè)人時(shí)間。

您可以調(diào)整自動(dòng)化的工作方式，準(zhǔn)備一個(gè)或多個(gè)調(diào)查問卷模板以代表您發(fā)送，甚至創(chuàng)建自動(dòng)感謝回復(fù)。

4. 多任務(wù)管理功能

更大的客戶負(fù)載既是福也是禍。一方面，這意味著你將有穩(wěn)定的收入來(lái)源。另一方面，您需要處理日益復(fù)雜的日程安排。虛擬助理CRM 軟件可以通過多任務(wù)管理功能幫助您安排時(shí)間。這些包括：

詳細(xì)的任務(wù)清單

與Google 日歷集成的功能豐富的日歷

面向客戶的調(diào)度工具

時(shí)間追蹤器

CRM 軟件的日歷功能允許客戶查看您何時(shí)有空檔，并點(diǎn)擊進(jìn)入您的日程安排來(lái)預(yù)訂時(shí)間。他們可以使用虛擬助理CRM 工具提前預(yù)訂當(dāng)天、下周或幾周的時(shí)間。這一切都取決于您的設(shè)置。

設(shè)置日歷后，即可利用任務(wù)列表功能。 CRM 允許您為一周中的每一天創(chuàng)建任務(wù)列表，并將每個(gè)任務(wù)與不同的項(xiàng)目或工作流程相關(guān)聯(lián)。每項(xiàng)任務(wù)都會(huì)自動(dòng)填充您的日歷。

最后，使用時(shí)間跟蹤器增強(qiáng)您的時(shí)間管理。只需轉(zhuǎn)到您的項(xiàng)目工作區(qū)并單擊“時(shí)間跟蹤器”即可。填寫詳細(xì)信息，例如每小時(shí)費(fèi)率和您的工作內(nèi)容，將時(shí)間標(biāo)記為可計(jì)費(fèi)，然后保存條目。當(dāng)您準(zhǔn)備好開具發(fā)票時(shí)，只需將跟蹤時(shí)間拖放到發(fā)票上即可。

5. 制作自動(dòng)虛擬助理發(fā)票

沒有什么比發(fā)送虛擬助理發(fā)票更好的了。當(dāng)您寶貴的發(fā)票未付時(shí)，沒有什么比焦急地檢查日歷更糟糕的了。虛擬助理CRM軟件的在線支付功能可以幫助您對(duì)整個(gè)發(fā)票流程保持積極的態(tài)度，這可以幫助您更快地發(fā)送付款請(qǐng)求和接收付款。

6. 開具發(fā)票

使用虛擬助理CRM 軟件“快速獲得付款”之旅的第一站是創(chuàng)建發(fā)票。該軟件提供即插即用功能，允許您添加個(gè)性化品牌和徽標(biāo)。然后，只需插入您要求付款的項(xiàng)目，根據(jù)需要添加稅費(fèi)，并安排在您需要時(shí)發(fā)送的發(fā)票。

7. 經(jīng)常性付款

許多虛擬助理工作不僅僅是一次性項(xiàng)目。您很可能與經(jīng)常需要您的客戶簽訂了一份或多份持續(xù)合同。虛擬助理CRM 可以通過定期付款選項(xiàng)來(lái)處理該用例。只需設(shè)置您的初始發(fā)票即可按預(yù)定時(shí)間間隔自動(dòng)同時(shí)向您的客戶開具賬單。您的客戶可以使用任何主要信用卡或直接銀行轉(zhuǎn)帳輕松支付在線發(fā)票。

虛擬助理CRM軟件重要性

您的聯(lián)系人列表是您最有價(jià)值的資產(chǎn)之一，可以一次又一次地使用來(lái)增強(qiáng)您的銷售和營(yíng)銷活動(dòng)。無(wú)論您是進(jìn)行潛在客戶開發(fā)、郵件營(yíng)銷活動(dòng)還是銷售渠道管理，準(zhǔn)確的聯(lián)系人數(shù)據(jù)庫(kù)都是關(guān)鍵。讓我們幫助您高效地進(jìn)行CRM 數(shù)據(jù)管理。管理客戶信息的最佳方法之一是使用White Code 開發(fā)的CRM 系統(tǒng)。但是，如果您沒有這樣的時(shí)間管理系統(tǒng)，虛擬助理CRM 軟件可以幫助您輸入CRM 數(shù)據(jù)，讓您可以專注于跟進(jìn)和銷售。無(wú)論您是企業(yè)還是個(gè)人，虛擬助理都可以為您提供很大的幫助。

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